Als Operations Associate bei Tacto spielst du eine entscheidende Rolle dabei, einen reibungslosen und effizienten Ablauf unserer alltäglichen Operations zu gewährleisten. Du unterstützt dabei verschiedene Funktionen, darunter Event-Management, Office-Management und HR sowie die Geschäftsführung bei verschiedensten Themen. Mit deiner Arbeit unterstützt du uns dabei, ein lebendiges und produktives Arbeitsumfeld zu schaffen und trägst damit zu Tacto's Mission bei, digitale, effiziente und nachhaltige Lieferketten für mittelständische Industrieunternehmen zu schaffen. Du bist dafür verantwortlich unser Bestreben zu erfüllen, jede Interaktion zwischen Tacto und seinen Mitarbeitern, Bewerbern und Kunden ausgezeichnet zu machen.
DEINE AUFGABEN
Event-Management:
Plane, koordiniere und organisiere interne Veranstaltungen, Recruiting-Veranstaltungen und Kundenveranstaltungen und stelle deren reibungslosen Ablauf sicher
Stelle sicher, dass alle unsere Veranstaltungen im Einklang mit Tacto's Gesamtstrategie und Werten steht und Tacto angemessen nach außen repräsentiert wird
Organisiere regelmäßige Teamlunches (z.B. zum Onboarding neuer Teammitglieder) und Veranstaltungen zu Geburtstagen, Verabschiedungen und regionale Events sowie Partner- und Kundenveranstaltungen.
Operations:
Optimiere die Office Operations so, das ein reibungsloser Arbeitsalltag gewährleistet wird, inklusive Catering, Koordination von Wartungsarbeiten und Pflege der Büroumgebung für eine einladende Atmosphäre, in der sich unsere Mitarbeiter wohlfühlen und produktiv arbeiten können.
Manage tägliche Aufgaben wie die Beschaffung von Büromaterialien, Raumreservierungen, Postbearbeitung sowie die Verwaltung von Büro- und Parkplatzschlüsseln.
Unterstütze das Management in administrativen Belangen wie Kalendermanagement, Meeting-Vorbereitung und anderen spontanen Anfragen.
Recruiting & HR:
Unterstütze die HR-Koordination, einschließlich das Onboarding neuer Mitarbeiter, Organisation von Workshops und der Unterstützung von Initiativen im Retention Management.
Unterstütze den Recruiting-Prozess bei Auswahlprozessen, der Terminplanung von Interviews und der Vorbereitung von Cae Studies.
Gewährleiste einen reibungslosen Recruiting-Prozess, um Tacto für Kandidaten als attraktiven Arbeitgeber zu präsentieren.
Fördere ein positives Arbeitsumfeld, indem du Teambuilding-Aktivitäten, Wellness-Programme und andere Initiativen organisierst, die zur Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit beitragen.
Dein Profil
DEINE STÄRKEN
Du bist ein Teamplayer, der sich in einem dynamischen und schnelllebigen Umfeld wohlfühlt.
Du behältst stets eine klare Sicht auf die Details und bewahrst auch unter Druck eine hohe Präzision in deiner Arbeit.
Deine proaktive Herangehensweise ermöglicht es dir, Projekte von Anfang bis Abschluss erfolgreich zu koordinieren.
Du agierst eigenständig und kannst Entscheidungen basierend auf deinem eigenen Urteil und der jeweiligen Situation treffen.
Du bist hochprofessionell und diplomatisch und weißt, wann du um Hilfe oder Rat fragen musst.
DEIN PROFIL
Du bringst einschlägige Erfahrung in Bereichen wie Office Management, Event Management oder HR-Koordination mit und verfügst über ausgezeichnete zwischenmenschliche sowie kommunikative Fähigkeiten.
Du bist strukturiert und beherrschst die Kunst, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen – Zeitmanagement ist eine deiner Stärken.
Durch deine organisatorischen Fähigkeiten trägst du maßgeblich zum reibungslosen Ablauf im Hintergrund bei und bringst kreative Lösungsansätze ein, die unser Arbeitsumfeld positiv beeinflussen.
Du verfügst über fortgeschrittene Kenntnisse in MS-Office-Anwendungen.
Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Deutsch- und Englischkenntnisse runden dein Profil ab.
Was wir tun: Wir sind Tacto, ein Münchener Start-up mit der Mission zukunftssichere Lieferketten im industriellen Mittelstand zu schaffen: digital, effizient & nachhaltig. Mit unserem intelligenten Betriebssystem für die Lieferantenverwaltung stärken wir das Rückgrat der europäischen Wirtschaft: den Industriellen Mittelstand. Dabei helfen wir unseren Kunden ihre Lieferanten zu steuern, Einkaufsprozesse zu optimieren und eine nachhaltige Lieferkette sicherzustellen.Wir sind davon überzeugt, dass wir gemeinsam mit den Hidden Champions von heute die industrielle Welt digital & nachhaltig verändern müssen - daran arbeiten wir bei Tacto.
Warum das wichtig ist:
Wir heben das Rückgrat der europäischen Wirtschaft, den industriellen Mittelstand, mit mehreren zehn Millionen Mitarbeitern in das digitale Zeitalter.
Wir unterstützen die reibungslose Zusammenarbeit über Unternehmensgrenzen hinweg in Lieferantennetzwerken als Basis für zukünftiges Wachstum.
Wir optimieren die 50-70% an Kosten und Emissionen eines physischen Produkts, die auf Lieferanten entfallen, um Ressourcen entlang der Lieferkette einzusparen.
Warum Du dabei sein solltest:
Timing: Unser Produkt verwaltet Hunderte von Millionen Euro an Material zur Herstellung physischer Produkte von Brotschneidemaschinen bis zu Medizingeräten. Der industrielle Mittelstand vertraut uns und wir sind bereit zu wachsen! Gestalte mit uns die Zukunft unseres Unternehmens und unseres Produkts!
Top-Investoren glauben an uns: Wir werden von erstklassigen Investoren wie Sequoia Capital, Index Ventures, Cherry Ventures, Visionaries Club, UVC Partners sowie den Gründern von Personio, GetYourGuide, Helsing & Forto unterstützt. Komm zu uns und zeige ihnen, dass sie eine gute Entscheidung getroffen haben!
Das Team: Wir sind ein interdisziplinäres und internationales (bereits > 6 Nationen) Team, das hoch motiviert ist, Tacto zu skalieren, aber auch gerne Spaß hat. Arbeite mit uns, um dich sowohl persönlich als auch beruflich weiterzuentwickeln!
Impact: Wir gestalten industrielle Beschaffung neu, welche der größte Werttreiber der Industrie ist. Es existiert kein physisches Produkt auf der Welt, an dem der Einkauf nicht maßgeblich beteiligt ist. Gestalte mit uns den wichtigsten Wirtschaftszweig in Deutschland mit über 10 Millionen Beschäftigten zukunftssicher.
Was wir bieten Abgesehen von den Menschen, unserer Kultur und Mission, bieten wir dir einen Arbeitsplatz mit überdurchschnittlicher Vergütung und viel Eigenverantwortung. Für uns ist es wichtig, ein Umfeld zu schaffen, in dem du beruflich und persönlich wachsen kannst:
Dein Urlaub: 26 bezahlte Urlaubstage pro Jahr + Weihnachten & Silvester
Dein Büro: Wir leben eine Office Kultur und alle unsere MitarbeiterInnen kommen gerne in unser schönes Büro am Königsplatz in München, aber du kannst auch zeitweise frei von zu Hause aus arbeiten (Unsere Guideline sind 3-4 Tage Office & 1-2 Tage Home Office)
Dein Setup: Wähle deine bevorzugte Ausrüstung und Arbeitsumgebung – egal, ob Mac/Windows/Linux für dich passt. Wir möchten, dass du dich wohlfühlst
Dein Team: Wir wachsen und haben gemeinsam Spaß bei Team-Lunches, Kaffee-Dates, Schachpartien, Bouldersessions (...)
Dein Safe Space: Wir sind überzeugt, dass ein Arbeitsplatz, an dem unterschiedliche und vielfältige Perspektiven sowie Ideen eingebracht werden sehr wertvoll ist
Deine Gesundheit: Wir haben eine betriebliche Krankenversicherung (falls du neu in der deutschen Arbeitswelt bist) und bieten dir eine Mitgliedschaft im Urban Sports Club oder bei Wellpass an
Your mission
YOUR MISSION As an Operations Associate at Tacto, you will play a crucial role in ensuring the smooth and efficient operation of our daily activities. You will support various functions including event management, office management, HR coordination, and executive assistance. Your work will directly contribute to maintaining a vibrant and productive work environment, ultimately supporting Tacto's mission to create digital, efficient, and sustainable supply chains for mid-sized industrial companies. At Tacto, we strive to overachieve expectations, ensuring that every interaction of the company with employees, candidates and customers is excellent.
YOUR IMPACT
Event Management:
Plan, coordinate, and execute internal events, recruitment events, and customer events, ensuring all events are successful and align with Tacto's goals.
Organize regular lunches (e.g., for the wellcoming of new joiners) and events to celebrate birthdays, farewells, and local occasions, as well as partner and customer events for Sales.
Operations:
Oversee office operations, including managing supplies, coordinating maintenance, and ensuring the office space is organized and welcoming. The office should always be a place where people want to go, providing an exceptional work environment for all employees.
Daily tasks include managing office supplies, room bookings, incoming mail, and key release/handover for offices and parking spaces.
Provide administrative support to senior management, including calendar management, meeting preparation, and other ad-hoc tasks.
Recruitment & HR:
Assist in the coordination of HR activities, including onboarding new employees, organizing training sessions, and supporting employee engagement initiatives.
Support the recruitment process by defining selection processes, scheduling interviews, and preparing case studies. Ensure that the recruitment process is exceptional, making candidates eager to join Tacto and contributing to our reputation as an employer of choice.
Promote a positive work environment by organizing team-building activities, wellness programs, and other initiatives that enhance employee satisfaction.
Your profile
YOU'RE GOOD AT
Providing high-level professional support to our team in a fast-paced and changing environment. You don't sweat the small stuff, pay strong attention to detail, and work highly accurately even under pressure.
Being proactive, foresightful, and a pro at keeping an eye on things, coordinating any requests that come up from beginning to end.
Making decisions based on your own judgment and the respective situation. You are highly professional and diplomatic, knowing when to ask for help or advice.
YOUR PROFILE
You have relevant experience in roles such as office management, event management, or HR coordination, and have excellent interpersonal and communication skills.
You are structured and have the necessary skills to complete multiple tasks in parallel; time management is one of your strengths.
With your organizational skills, you assist with all behind-the-scenes magic while providing creative solutions, living our high-level service orientation and positively impacting our work environment.
You enjoy making other people happy and creating a positive atmosphere for everyone.
You are proficient in MS Office programs.
Excellent written and spoken German and English language skills complete your profile.
What we do We are Tacto, a Munich-based startup with a mission to create digital, efficient, and sustainable supply chains. The European economic backbone, 90 thousand mid-sized industrial companies known as the ‘Mittelstand’, faces significant threats from supply chain disruptions and bureaucracy. Tacto is the answer: A supply chain operating system designed for mid-sized industrial organizations. Our AI-based software streamlines all procurement workflows, effortlessly ensures compliant and sustainable supply chains, and enables efficient material sourcing with optimal conditions. Why it matters:
Powering the industry that builds the world: We create a new wave of innovation by lifting Europe’s industrial backbone with tens of millions of workers to the digital era
Enabling powerful business collaboration: We enable powerful collaboration among supplier networks as the basis for future economic growth
Saving resources in supply chains: We optimize the 50-80% of costs and emissions of physical products originating from suppliers to enhance sustainable growth
Why you should consider joining:
Timing: Our product manages hundreds of millions of € of material to manufacture physical products from bread cutters to medical technology. The Industrial Mittelstand trusts us and we are ready to scale! Join us to shape the future of our organization & product!
Top investors believe in us: We are supported by first-class investors such as Sequoia Capital, Index Ventures, Cherry Ventures, Visionaries Club, UVC Partners as well as the founders of Personio, GetYourGuide, Helsing & Forto. Join us to show them they invested wisely!
Team: We are an interdisciplinary and international team that is highly motivated to succeed, but loves to laugh. Join us to grow personally as well as professionally, accelerated by our supportive culture that includes everyone.
Impact: We are reshaping industrial procurement, which is the biggest value driver of manufacturing companies - there is no physical product in the world without procurement involved. Join us to future-proof the most important economic sector in Germany with over 10 million employees.
Why us:
Apart from the people, our culture, and mission, we offer you a workplace with above-average compensation and a high level of personal responsibility. It's important for us to create an environment in which you can grow professionally and personally.
Your vacation: 28 paid vacation days per year + christmas & silvester.
Your office: We embrace an office culture, and all our employees enjoy coming to our beautiful office at Königsplatz in Munich. However, you also have the flexibility to work remotely at times. Our guideline is 3-4 days in the office and 1-2 days working from home.
Your setup: Choose your preferred equipment and work environment – whether it's Mac, Windows, or Linux. We want you to feel comfortable.
Your team: We are growing and have fun together with team lunches, coffee dates, chess games, bouldering sessions, and more – everything is optional, no pressure.
Your safe space: We believe that a diverse workplace where different voices are heard makes us stronger.
Your health: We provide company health insurance (if you are new to the German work environment) and offer you a membership in the Urban Sports Club or Wellpass.
We appreciate your interest in Tacto. Please fill out the following short form. Should you have any difficulties in uploading your files, please contact us by mail at robert.kaiser@tacto.ai.
